Abmahnung im Arbeitsrecht: So wehren Sie sich richtig
Eine Abmahnung ist die Vorstufe der verhaltensbedingten Kündigung. Rechtsanwalt Dubravko Mandic prüft, ob die Vorwürfe zutreffen und die Abmahnung wirksam ist, und vertritt Sie bei Gegendarstellung und Klage auf Entfernung aus der Personalakte.
Abmahnung: das Wichtigste in Kürze
Eine Abmahnung ist die förmliche Rüge des Arbeitgebers wegen einer konkreten Pflichtverletzung, verbunden mit der Warnung, dass im Wiederholungsfall die Kündigung droht.
- Bedeutung: Eine verhaltensbedingte Kündigung setzt in aller Regel eine vorherige, gleichartige Abmahnung voraus. Die Abmahnung bereitet sie vor.
- Unterschrift: Niemand muss eine Abmahnung unterschreiben. Wer nur den Empfang bestätigt, erkennt die Vorwürfe damit nicht an.
- Frist: Eine gesetzliche Frist, gegen eine Abmahnung vorzugehen, gibt es nicht. Ebenso wenig verliert eine Abmahnung nach einer festen Zeit ihre Wirkung.
- Unwirksam ist eine Abmahnung, wenn sie das Fehlverhalten nicht konkret benennt, auf unzutreffenden Tatsachen beruht oder keine Konsequenzen androht.
- Gegenwehr: Gegendarstellung zur Personalakte (§ 83 Abs. 2 BetrVG), Klage auf Entfernung aus der Personalakte oder bewusstes Abwarten.
Was ist eine Abmahnung?
Das Gesetz definiert die Abmahnung nicht. Ihre Grundlage ist der Gedanke des § 314 Abs. 2 BGB: Wer ein Dauerschuldverhältnis wegen einer Pflichtverletzung beenden will, muss der anderen Seite zuvor Gelegenheit geben, ihr Verhalten zu ändern. Für das Arbeitsverhältnis hat das Bundesarbeitsgericht daraus den Grundsatz entwickelt, dass einer verhaltensbedingten Kündigung in aller Regel eine Abmahnung vorausgehen muss.
Die Abmahnung ist damit keine Strafe, sondern eine Warnung. Nicht die Überschrift „Abmahnung“ entscheidet über ihre Wirkung, sondern ihr Inhalt.
Hinweis- und Rügefunktion
Der Arbeitgeber benennt das beanstandete Verhalten so genau, dass der Arbeitnehmer erkennt, was ihm vorgeworfen wird: Datum, Uhrzeit, Ort und Hergang. Er macht deutlich, dass er darin einen Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten sieht, und fordert zu vertragsgerechtem Verhalten auf.
Warnfunktion
Der Arbeitgeber kündigt an, dass im Wiederholungsfall der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist. Fehlt diese Warnung, liegt keine Abmahnung vor, sondern allenfalls eine Ermahnung.
Abmahnung oder Ermahnung
Eine Ermahnung rügt ein Verhalten, droht aber keine Kündigung an. Sie kann eine spätere Kündigung deshalb nicht vorbereiten. Auch eine unberechtigte Ermahnung muss der Arbeitnehmer allerdings nicht in seiner Personalakte dulden.
Mündliche Abmahnung
Eine Abmahnung bedarf keiner Schriftform und kann auch mündlich ausgesprochen werden. Im Streitfall muss der Arbeitgeber dann aber beweisen, dass und mit welchem Inhalt er abgemahnt hat. In der Praxis werden Abmahnungen deshalb fast immer schriftlich erteilt.
Gründe für eine Abmahnung: welches Verhalten abmahnfähig ist
Abgemahnt werden kann jede Verletzung einer Pflicht aus dem Arbeitsvertrag, sofern der Arbeitnehmer sein Verhalten steuern kann. Das betrifft die Arbeitsleistung ebenso wie das Verhalten im Betrieb. Typische Anlässe sind:
Unpünktlichkeit und Arbeitszeit
Verspäteter Arbeitsbeginn, eigenmächtig verlängerte Pausen, vorzeitiges Gehen oder eine fehlerhafte Zeiterfassung. Wer die Zeiterfassung bewusst manipuliert, riskiert sogar eine Kündigung ohne vorherige Abmahnung.
Krankmeldung und Nachweis
Nicht die Krankheit ist abmahnfähig, sondern die Verletzung der Pflichten, die mit ihr verbunden sind: die Arbeitsunfähigkeit nicht unverzüglich anzuzeigen oder sie nicht rechtzeitig ärztlich feststellen zu lassen (§ 5 EFZG).
Arbeitsverweigerung und Weisungen
Wer eine berechtigte Weisung nicht befolgt oder Arbeit ablehnt, die zu seinen vertraglichen Aufgaben gehört, verletzt seine Hauptpflicht. Eine Weisung, die billigem Ermessen widerspricht (§ 106 GewO), muss er dagegen nicht befolgen.
Verhalten gegenüber Kollegen und Vorgesetzten
Beleidigungen, Drohungen, Belästigungen und Störungen des Betriebsfriedens. Schwere Fälle wie Tätlichkeiten oder sexuelle Belästigung können eine fristlose Kündigung auch ohne Abmahnung rechtfertigen.
Private Nutzung von Telefon und Internet
Verbietet oder beschränkt der Arbeitgeber die private Nutzung, ist ein Verstoß abmahnfähig. Fehlt eine solche Regelung, kommt es auf den Umfang an: Wer während der Arbeitszeit in erheblichem Umfang privat surft, verletzt seine Arbeitspflicht.
Schlechtleistung
Eine Abmahnung wegen Schlechtleistung setzt voraus, dass der Arbeitnehmer weniger leistet, als er bei angemessener Anstrengung könnte. Fehler, wie sie jedem unterlaufen, genügen nicht.
Nicht abgemahnt werden darf, wer in zulässiger Weise seine Rechte ausübt (§ 612a BGB): wer ausstehenden Lohn verlangt, Urlaub beantragt, sich beim Betriebsrat beschwert oder krank ist. Eine solche Abmahnung ist unwirksam und aus der Personalakte zu entfernen.
Wann ist eine Abmahnung unwirksam?
Eine Abmahnung ist eine Erklärung des Arbeitgebers, keine Feststellung eines Gerichts. Ob sie Bestand hat, entscheidet sich an ihrem Inhalt und an den Tatsachen, auf die sie sich stützt.
Die maßgeblichen Fragen lauten:
- Bestimmtheit: Benennt die Abmahnung das Fehlverhalten so konkret, dass der Arbeitnehmer weiß, was er künftig anders machen soll?
- Wahrheit: Treffen die Tatsachen zu, auf die der Arbeitgeber sich stützt? Im Streitfall muss er sie beweisen.
- Pflichtverletzung: Liegt überhaupt ein Verstoß gegen arbeitsvertragliche Pflichten vor, oder hat der Arbeitnehmer zulässig seine Rechte ausgeübt?
- Warnung: Droht die Abmahnung für den Wiederholungsfall Konsequenzen für den Bestand des Arbeitsverhältnisses an?
- Verhältnismäßigkeit: Steht die Abmahnung in einem krassen Missverhältnis zum Anlass? Die Gerichte legen hier einen großzügigen Maßstab an; grundsätzlich darf der Arbeitgeber jede Pflichtverletzung abmahnen.
- Berechtigung: Hat ein Vorgesetzter abgemahnt, der dem Arbeitnehmer gegenüber weisungsbefugt ist? Das Recht zur Kündigung muss er dafür nicht haben.
Enthält eine Abmahnung mehrere Vorwürfe und trifft auch nur einer davon nicht zu, ist sie nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts insgesamt aus der Personalakte zu entfernen. Der Arbeitgeber kann wegen der zutreffenden Vorwürfe erneut abmahnen, muss dafür aber eine neue Abmahnung aussprechen.
Eine Anhörung des Arbeitnehmers vor der Abmahnung schreibt das Gesetz nicht vor; einzelne Tarifverträge, etwa im öffentlichen Dienst der Länder, verlangen sie. Der Betriebsrat muss vor einer Abmahnung nicht beteiligt werden.
Muss ich eine Abmahnung unterschreiben?
Nein. Eine Pflicht, die Abmahnung zu unterschreiben, besteht nicht. Häufig legt der Arbeitgeber das Schreiben mit der Bitte vor, den Erhalt zu quittieren. Eine solche Empfangsbestätigung ist unschädlich: Sie belegt nur, dass die Abmahnung zugegangen ist, nicht, dass die Vorwürfe zutreffen.
Anders liegt es bei Zusätzen wie „einverstanden“ oder „Die Vorwürfe treffen zu“. Wer so unterschreibt, räumt den Sachverhalt ein und erschwert sich jede spätere Gegenwehr. Gleiches gilt für spontane Erklärungen im Personalgespräch, in denen der Vorfall geschildert oder entschuldigt wird.
Verweigert der Arbeitnehmer jede Unterschrift, ändert das an der Wirksamkeit der Abmahnung nichts. Der Arbeitgeber kann den Zugang auf anderem Weg nachweisen, etwa durch einen Zeugen.
Abmahnung erhalten: so reagieren Sie richtig
- Höchstens den Empfang mit Datum bestätigen: „Erhalten am …“.
- Im Gespräch nichts einräumen und nichts entschuldigen.
- Notizen zum Vorfall anfertigen und mögliche Zeugen festhalten, solange die Erinnerung frisch ist.
- Die Abmahnung anwaltlich prüfen lassen, bevor Sie eine Gegendarstellung schreiben.
Wie lange gilt eine Abmahnung, und wann verjährt sie?
Eine Abmahnung verjährt nicht im Sinne des Gesetzes, und sie verliert ihre Wirkung auch nicht nach einer festen Zeit. Häufig genannte Zeiträume von zwei oder drei Jahren sind Erfahrungswerte, keine Regel. Das Bundesarbeitsgericht stellt auf den Einzelfall ab: Wie schwer wog die Pflichtverletzung? Wie lange hat sich der Arbeitnehmer seither vertragsgerecht verhalten? Je geringer der Verstoß und je länger die Zeit ohne Beanstandung, desto eher ist die Warnwirkung verbraucht.
Auch für den Arbeitgeber gibt es keine starre Frist, innerhalb derer er abmahnen muss. Er kann das Recht zur Abmahnung aber verwirken, wenn er einen Vorfall lange hinnimmt und der Arbeitnehmer darauf vertrauen durfte, dass nichts mehr folgt. Die oft genannte Zwei-Wochen-Frist gilt nicht für die Abmahnung, sondern für die fristlose Kündigung (§ 626 Abs. 2 BGB).
Für den Arbeitnehmer gilt: Eine Klagefrist gegen die Abmahnung besteht nicht. Wer nicht sofort reagiert, verliert dadurch in aller Regel keine Rechte. Das unterscheidet die Abmahnung grundlegend von der Kündigung, gegen die nur drei Wochen für die Kündigungsschutzklage bleiben.
Ihre Möglichkeiten gegen eine Abmahnung
Gegen eine unberechtigte Abmahnung stehen dem Arbeitnehmer mehrere Wege offen. Welcher richtig ist, hängt nicht allein davon ab, ob die Abmahnung angreifbar ist, sondern auch davon, welches Ziel er verfolgt: den Arbeitsplatz zu sichern, eine Kündigung abzuwehren oder das Arbeitsverhältnis zu guten Bedingungen zu beenden.
Gegendarstellung
Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass seine Erklärung zur Abmahnung der Personalakte beigefügt wird (§ 83 Abs. 2 BetrVG). Die Gegendarstellung stellt den Vorfall aus seiner Sicht dar. Sie sollte sachlich bleiben und nicht mehr preisgeben, als für die Richtigstellung nötig ist.
Entfernung aus der Personalakte
Ist die Abmahnung unberechtigt, hat der Arbeitnehmer Anspruch darauf, dass sie aus der Personalakte entfernt wird. Der erste Schritt ist ein schriftliches Verlangen an den Arbeitgeber mit Fristsetzung. Auch eine berechtigte Abmahnung ist zu entfernen, wenn das gerügte Verhalten für das Arbeitsverhältnis in jeder Hinsicht bedeutungslos geworden ist.
Klage vor dem Arbeitsgericht
Lehnt der Arbeitgeber die Entfernung ab, kann der Arbeitnehmer auf Entfernung der Abmahnung klagen. Im Prozess muss der Arbeitgeber die Tatsachen beweisen, auf die er die Abmahnung stützt. Eine Klage schafft Klarheit, belastet aber häufig das Verhältnis im Betrieb.
Bewusst abwarten
Wer nicht gegen die Abmahnung vorgeht, erkennt sie damit nicht an. Ihre Richtigkeit kann auch noch in einem späteren Kündigungsschutzprozess bestritten werden; dann muss der Arbeitgeber den abgemahnten Vorfall beweisen, oft lange nach dem Geschehen. Abwarten kann deshalb klug sein. Es sollte aber eine Entscheidung sein, kein Versäumnis.
Was in einer Gegendarstellung steht, kann in einem späteren Prozess gegen den Arbeitnehmer verwendet werden. Ist ein Betriebsrat gewählt, kann der Arbeitnehmer sich außerdem bei ihm beschweren (§ 85 BetrVG) und zur Einsicht in die Personalakte ein Mitglied des Betriebsrats hinzuziehen (§ 83 Abs. 1 BetrVG).
Wie viele Abmahnungen bis zur Kündigung?
Die verbreitete Vorstellung, erst nach drei Abmahnungen dürfe gekündigt werden, findet im Gesetz keine Stütze. Eine feste Zahl gibt es nicht. Schon eine einzige Abmahnung kann genügen, wenn der Arbeitnehmer danach erneut in gleicher Weise gegen seine Pflichten verstößt.
Entscheidend ist, dass die neue Pflichtverletzung der abgemahnten gleichartig ist. Wer wegen Unpünktlichkeit abgemahnt wurde und später einen Kollegen beleidigt, kann wegen der Beleidigung nicht ohne Weiteres gekündigt werden; die Warnung bezog sich auf ein anderes Verhalten. Umgekehrt können zahlreiche Abmahnungen, auf die nie eine Konsequenz folgt, ihre Warnwirkung verlieren. Die letzte Abmahnung vor einer Kündigung muss dann besonders deutlich ausfallen.
Zudem verbraucht die Abmahnung den Kündigungsgrund: Hat der Arbeitgeber ein Verhalten abgemahnt, kann er wegen desselben Verhaltens nicht mehr kündigen. Erst ein neuer, gleichartiger Verstoß eröffnet diese Möglichkeit.
Ohne vorherige Abmahnung kann gekündigt werden, wenn
- die Pflichtverletzung so schwer wiegt, dass der Arbeitnehmer nicht mit ihrer Hinnahme rechnen konnte, etwa bei Diebstahl, Arbeitszeitbetrug oder Tätlichkeiten;
- erkennbar ist, dass der Arbeitnehmer sein Verhalten auch nach einer Abmahnung nicht ändern wird;
- für eine ordentliche Kündigung das Kündigungsschutzgesetz nicht gilt, also in den ersten sechs Monaten des Arbeitsverhältnisses oder im Kleinbetrieb.
Auch eine fristlose Kündigung nach § 626 BGB setzt in aller Regel eine Abmahnung voraus (§ 314 Abs. 2 BGB). Selbst bei einem Vermögensdelikt mit geringem Schaden kann nach langjähriger, beanstandungsfreier Beschäftigung eine Abmahnung als milderes Mittel ausreichen; so hat das Bundesarbeitsgericht im Fall „Emmely“ entschieden. Folgt auf die Abmahnung eine Kündigung, beginnt die Drei-Wochen-Frist für die Klage.
Abmahnung für Arbeitgeber: wirksam abmahnen
Für Arbeitgeber ist die Abmahnung das Fundament einer späteren verhaltensbedingten Kündigung. Ist sie fehlerhaft, fehlt der Kündigung die Grundlage. Nicht selten scheitert eine Kündigung vor dem Arbeitsgericht nicht am Kündigungsgrund, sondern an der Abmahnung, die ihr vorausging.
Eine wirksame Abmahnung
- beschreibt den Vorfall mit Datum, Uhrzeit, Ort und Hergang;
- benennt die verletzte Pflicht und fordert zu vertragsgerechtem Verhalten auf;
- droht für den Wiederholungsfall ausdrücklich arbeitsrechtliche Konsequenzen bis zur Kündigung an;
- rügt möglichst nur einen Vorfall, damit ein nicht beweisbarer Vorwurf nicht die ganze Abmahnung zu Fall bringt;
- wird zeitnah erteilt, und ihr Zugang wird nachweisbar festgehalten.
Die Kanzlei Mandic berät Arbeitgeber vor dem Ausspruch einer Abmahnung und prüft, ob der Sachverhalt trägt und sich beweisen lässt. Eine Abmahnung, die vor Gericht nicht hält, schwächt die eigene Position in jedem späteren Verfahren.
Abmahnung prüfen lassen: worauf die Kanzlei Mandic achtet
Rechtsanwalt Dubravko Mandic prüft Abmahnungen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber. Die Prüfung beginnt mit dem Abmahnungsschreiben und den Tatsachen, auf die es sich stützt. Sie endet mit einer Empfehlung, die über die einzelne Abmahnung hinausreicht: Was bedeutet sie für eine mögliche Kündigung, und welcher Weg dient dem Ziel des Mandanten am besten?
- Bestimmtheit der Vorwürfe nach Datum, Ort und Hergang
- Richtigkeit der Tatsachen und ihre Beweisbarkeit
- Pflichtverletzung, Warnfunktion und Verhältnismäßigkeit
- Berechtigung des Ausstellers und Zugang der Abmahnung
- Gegendarstellung, Entfernungsverlangen, Klage oder Abwarten
- Folgen für eine spätere Kündigung, eine Abfindung und das Arbeitszeugnis
Der erste Anruf ist kostenlos; das Erstgespräch kostet 238 € brutto. Ob eine Rechtsschutzversicherung die weiteren Kosten übernimmt, klärt die Kanzlei Mandic vor Beginn des Mandats.
Häufige Fragen zur Abmahnung
Welche Konsequenzen hat eine Abmahnung?
Zunächst keine unmittelbaren: Das Arbeitsverhältnis besteht unverändert fort, Lohn und Stellung bleiben unberührt. Die Abmahnung wird zur Personalakte genommen und wirkt als Warnung. Verstößt der Arbeitnehmer erneut in gleicher Weise gegen seine Pflichten, kann der Arbeitgeber verhaltensbedingt kündigen.
Ist eine Abmahnung bei Formfehlern unwirksam?
Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz nicht vor; auch eine mündliche Abmahnung ist wirksam. Unwirksam ist eine Abmahnung aber, wenn sie das Fehlverhalten nicht konkret benennt oder keine Konsequenzen für den Wiederholungsfall androht. Solche inhaltlichen Mängel sind in der Praxis häufig.
Wird man nach zwei Abmahnungen gekündigt?
Nicht automatisch. Eine Kündigung kommt erst in Betracht, wenn nach einer Abmahnung ein neuer, gleichartiger Verstoß folgt. Dafür kann bereits eine einzige Abmahnung genügen. Ob die Kündigung wirksam ist, hängt aber stets von einer Abwägung im Einzelfall ab.
Wie formuliere ich eine Gegendarstellung?
Sachlich, knapp und ohne Vorwürfe gegen den Arbeitgeber. Die Gegendarstellung nennt das Datum der Abmahnung, stellt die unzutreffenden Tatsachen richtig und benennt gegebenenfalls Zeugen. Sie sollte vor dem Absenden geprüft werden, denn was in ihr steht, kann in einem Kündigungsschutzprozess verwendet werden.
Kann man eine Abmahnung aus der Personalakte entfernen lassen?
Ja, wenn sie unberechtigt ist: wenn die Vorwürfe nicht zutreffen, zu unbestimmt sind oder kein Pflichtverstoß vorliegt. Der Anspruch wird zunächst gegenüber dem Arbeitgeber geltend gemacht und notfalls vor dem Arbeitsgericht eingeklagt. Nach dem Ende des Arbeitsverhältnisses besteht ein solcher Anspruch in der Regel nicht mehr.
Steht eine Abmahnung im Arbeitszeugnis?
Nein. Das Arbeitszeugnis muss wohlwollend sein und Leistung und Verhalten im Ganzen beurteilen. Einzelne Vorfälle, auch abgemahnte, gehören nicht hinein, wenn sie für das Arbeitsverhältnis nicht kennzeichnend sind. Sie können sich allerdings auf die Gesamtbewertung auswirken.
Darf ich mich nach einer Abmahnung krankmelden?
Wer arbeitsunfähig krank ist, meldet sich krank, auch nach einer Abmahnung. Eine Krankheit ist kein Fehlverhalten und kann nicht abgemahnt werden. Wer sich dagegen ohne Erkrankung krankmeldet, um einer Auseinandersetzung auszuweichen, riskiert eine fristlose Kündigung.
Kann ich meinen Arbeitgeber abmahnen?
Ja. Auch der Arbeitnehmer kann den Arbeitgeber abmahnen, etwa wenn der Lohn wiederholt verspätet oder gar nicht gezahlt wird. Eine solche Abmahnung ist in der Regel Voraussetzung, bevor der Arbeitnehmer selbst fristlos kündigen kann (§ 314 Abs. 2 BGB).
Ist eine Klage gegen eine Abmahnung sinnvoll?
Das hängt vom Ziel ab. Eine Klage schafft Klarheit und entfernt eine unberechtigte Abmahnung aus der Akte. Sie belastet aber das Arbeitsverhältnis und veranlasst den Arbeitgeber, seine Beweise frühzeitig zu sichern. Wer im Betrieb bleiben will, fährt oft mit einer Gegendarstellung oder mit Abwarten besser; die Abmahnung kann auch später im Kündigungsschutzprozess angegriffen werden.
Was kostet eine Klage gegen eine Abmahnung?
Der Streitwert einer Klage auf Entfernung einer Abmahnung beträgt in der Regel ein Bruttomonatsgehalt; danach richten sich Gerichts- und Anwaltskosten. In der ersten Instanz trägt jede Seite ihre Anwaltskosten selbst, unabhängig vom Ausgang (§ 12a ArbGG). Endet das Verfahren durch einen Vergleich, entfallen die Gerichtsgebühren.
Wer zahlt die Anwaltskosten bei einer Abmahnung?
Grundsätzlich der Mandant selbst. Im Arbeitsrecht besteht in der Regel auch außergerichtlich kein Anspruch auf Erstattung der Anwaltskosten durch die Gegenseite, selbst wenn die Abmahnung unberechtigt war. Ob eine Rechtsschutzversicherung die Kosten übernimmt, hängt vom Vertrag ab; die Kanzlei Mandic fragt die Deckung an.
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Abmahnung im Briefkasten? Erst prüfen lassen, dann reagieren
Eine Abmahnung verlangt keine schnelle, sondern eine richtige Antwort. Rufen Sie an: Die Kanzlei Mandic prüft die Abmahnung und sagt Ihnen, ob Gegendarstellung, Klage oder Abwarten in Ihrem Fall der bessere Weg ist.
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